SIKÇA SORULAN SORULAR
(Güncellenme: 09.12.2020)
Soru : BAP projelerini hangi kurum desteklemektedir?
Cevap: BAP Çankaya Üniversitesi tarafından finanse edilmektedir.
Soru: Projemi oluşturmak istiyorum ilk adım nedir?
Cevap: BAP sistemine (https://bap.cankaya.edu.tr/) Çankaya üniversitesi maili ve şifresiyle giriş yapıp, kişisel bilgilerinizi sisteme girdikten sonra başvuru yapmak istediğiniz programı seçerek, sistemden adım adım ilerlediğiniz sekmeleri doldurmalısınız.
Soru: BAP sistemi üzerinden proje başvurusu yapmak istiyorum. Sisteme giriş yapabilmem için BAP birimi tarafından yetkilendirme yapılabilir mi?
Cevap: Sisteme giriş yapabilmeniz için BAP birimi tarafından yetkilendirme yapılMAmaktadır. Çankaya üniversitesi mail adresi ve şifrenizle giriş yapabilirsiniz.
Soru: Proje başvurusu için sisteme kim giriş yapmalıdır?
Cevap: Proje başvurusunu, proje yürütücüsü yapmalıdır.
Soru: Proje yürütücüsü olabilme şartları?
Cevap: Çankaya Üniversitesi Öğretim Üyesi (Dr. Öğr.Üyesi, Doç.Dr., Prof.Dr.) proje yürütücüsü olabilir.
Soru: Proje yürütücüsü en fazla kaç proje başvurusu yapabilir?
Cevap: Akademisyen aynı zamanda en fazla bir projede yürütücü, iki projede araştırmacı olarak yer alabilir.
Soru: Araştırma görevlisi bursiyer olarak kabul edilir mi?
Cevap: Bursiyer olmak için herhangi bir yerde çalışmıyor olma şartı bulunmaktadır. Bu sebeple Araştırma görevlisi bursiyer olarak kabul edilmemektedir.
Soru: Projelerde bursiyerlerin Üniversitemiz öğrencisi olma zorunluluğu varmıdır?
Cevap: BAP projeleri iç destek olduğu için Üniversitemiz bünyesinde faaliyetlerini yürüten yüksek lisans ve doktora öğrencileri desteklenmektedir.
Soru: Bursiyerimi başka bir projemde tekrar bursiyer olarak yazabilir miyim?
Cevap: Bursiyer aynı anda birden fazla projede bursiyer olarak yer alamaz.
Soru: Proje başvuru aşamasında projeme bursiyer eklemek istiyorum ancak henüz kim olacağı belli değil. Nasıl ekleyebilirim?
Cevap: Proje başvuru esnasında projede görevlendirilmesi planlanan bursiyer bilgi ve belgeleri sisteme girilmek zorundadır. Kişi belli değil ise sisteme bursiyer eklenmesi mümkün olmamaktadır.
Soru : Anket çalışmalarında Etik Kurul Kararı alınmasına gerek var mıdır?
Cevap: Proje kabulü sonrasında Evet. İnsanlar ve hayvanlar üzerinde yapılacak araştırma ve uygulamalar için, ilgili birimlerin Etik Kurullarından onay alınmış olması zorunludur. Bu kapsamda araştırmacılar tarafından yüz yüze veya bilgisayar ortamında gerçekleştirilen her türlü; anket, test, ölçek, mülakat, gözlem, resim, çizim, video film ve ses kaydı niteliğindeki veri toplama yöntemleriyle yapılan bilimsel araştırma ve çalışmalar etik kurul onayı gerektiren uygulamalar kapsamındadır. Etik kurul kararının proje başvurusu esnasında alınmasına gerek bulunmamaktadır ancak proje kabul edildiğinde Etik Kurul Kararı alınmalıdır.
Soru: Etik kurul kararını projem kabul edildikten sonra alsam olur mu?
Cevap: Evet. Etik kurul kararının gerekli olup olmadığı proje başvurusu sisteminde belirtilmelidir ancak başvuru esnasında sisteme yüklenmesine gerek yoktur. Etik kurul kararı için başvuru proje kabul edildikten sonra yapılmalıdır.
Soru: Aynı projeyle ilgili daha önceden almış olduğum Etik Kurul Kararını kullanabilir miyim?
Cevap: Etik kurul kararının aşağıdaki şartları sağlaması koşuluyla kullanabilirsiniz:
- Etik kurul kararı geçerlilik süresi 2 (iki) yıldır.
- Etik kurul kararında belirtilen isim ile proje başvurusunda belirtilen proje ismi aynı olmalıdır veya etik kurul kararında belirtilen başlık daha kapsamlı olmalıdır.
Soru: Proje başvurumu teslim etmeden önce eksiklik olup olmadığı BAP birimi tarafından kontrol edilebilir mi?
Cevap: Proje başvurusu alınmadan önce proje değerlendirmesi yapılamamaktadır. Proje başvurusu alındıktan sonra BAP İncelemesi aşamasında eksiklikler belirlenerek proje yürütücülerine bildirim yapılmaktadır.
Soru: Proje başvurusunu yaptıktan sonra, eksik ya da yanlış evrak gönderdiğimi fark ettiğimde ne yapmam gerekiyor?
Cevap: BAP birimi ile iletişime geçiniz. Uygun görüldüğü takdirde proje ekranınız düzetmeniz için tekrar açılacaktır.
Soru: Devam eden projede satın alma, ek süre, ek bütçe vb. talepleri kim gerçekleştirebilir?
Cevap: Projeyle ilgili her talep proje yürütücüsü tarafından yapılır.
Soru: Devam etmekte olan projemde bursiyer görevlendirmek istiyorum. Bu mümkün müdür?
Cevap: Proje başvurusu aşamasında bursiyer proje bütçesine eklenmelidir. Proje yürürlüğe girdikten sonra, görevlendirilen bursiyer sayısı arttırılamaz. Buna göre;
- Devam eden projenizde bursiyer kalemi bulunmuyorsa, yeni bursiyer eklenemez.
- Devam eden projenizde bursiyer kalemi bulunuyorsa, projeden ayrılan bursiyer yerine BAP Komisyonu onayıyla aynı şartları taşıyan yeni bursiyer görevlendirilebilir.
Soru: Herhangi bir aksilik durumunda projem için ek süre, ek bütçe ve dondurma talebinde bulunabilir miyim?
Cevap: Projeniz BAP Komisyonunun uygun gördüğü limitlerde desteklenmektedir. Sonradan istediğiniz değişiklikler için taleplerde bulunabilirsiniz. Talebinizin kabul veya reddi için nihai karar, BAP Komisyonu tarafından verilmektedir.
Soru: Proje bütçesi hazırlarken nelere dikkat etmeliyim?
Cevap: Aşağıdaki hususlara dikat edilmelidir:
- Proje bütçesi hazırlarken hangi hizmet, mal ve malzemelerin alınacağının bütçe kısmında belirtilmesi gerekmektedir.
- BAPSİS yazılımı üzerinden bütçe kalemleri yazılırken alınması istenen ürünün sadece ne olduğu yazılmalı, marka adı verilmemelidir.
- Proje bütçesinde talep edilen mal/hizmet/malzeme tutarı yazılırken güncel tutar dikkate alınmalı, vergiler, kdv. vb. tutarlar bütçeye eklenmeli, olası kur ve fiyat artışları dikkate alınarak bütçe oluşturulmalıdır.
- Oluşturulan bütçedeki rakamın açıklaması yapılarak sisteme yüklenmelidir.
- İlgili kalem için teknik şartname hazırlanmalıdır.
- 2.000 TL - 10.000 TL üzeri kalemler için 1 adet, 10.000 TL üzeri kalemler için 3 adet proforma fatura alınmalıdır.
- Bütçede, çalışacak bursiyerler için proje çağrısında belirtilen üst limitler dikkate alınarak ücretler belirtilmelidir.
Soru: Teknik şartname nedir ve nasıl hazırlanmalıdır?
Cevap: Teknik şartname; satın alınacak mal, hizmet ve yapım işlerinin özelliklerinin belirtildiği teknik bir dökümandır. Teknik şartname için özel bir format istenmemekte olup, satın alınması istenen ürünün özelliklerini içermesi yeterlidir. Teknik şartnamede marka ve fiyat bilgisi bulunmamalıdır. Örneğin projede PC alınması talep ediliyorsa teknik şartnamede istenilen PC’nin teknik özellikleri belirtilmelidir (işlemci hızı, kaç çekirdek olduğu, ekran boyutu vb).
Projenizdeki satın alımlar teknik şartnamede belirtilen özellikler çerçevesinde yapılacağından, alınmasını istediğiniz mal ve hizmetin özelliklerinin belirtilmesi gerekmektedir. Teknik özellikler belirtilirken aralık verilerek özelliklerin yazılması önemle önerilmektedir. Örneğin projede PC alınması talep ediliyorsa, işlemci hızı "x" ve "y" değerleri arasında olması, şeklinde belirtileblir.
Soru: Teknik şartname hangi durumlarda hazırlanmalıdır?
Cevap: Talep edilen her malzeme, mal ve hizmet için teknik şartname hazırlanmalıdır.
Soru: Proforma fatura nedir ve hangi durumlarda alınmalıdır?
Cevap: Proforma fatura her bir bütçe kalemi için mal/makine/hizmet/malzeme ismini, markasını, özelliklerini ve fiyatını belirten belgedir. Proforma fatura aşağıdaki bütçe limitlerinde belirtilen sayıda alınmalıdır:
- 0 TL - 2.000 TL arası proforma fatura gerekli değildir.
- 2.000 TL (dahil) - 10.000 TL arası 1 adet proforma fatura alınmalıdır.
- 10.000 TL (dahil) ve üzeri kalemlerde 3 adet proforma fatura alınmalıdır.
Soru: Proforma faturadaki değer ile bütçedeki değer aynı mı olmalıdır?
Cevap: Zorunlu değildir. Proforma fatura, istenilen mal/hizmetin piyasadaki değerini gösteren belgedir. Ancak proje kabulü esnasında ve satınalma süreci dolayısıyla zaman geçmektedir ve fiyatta değişmeler olabilmektedir. Bu sebeple; proforma faturadaki tutar üzerine gümrük vergiler, kdv vb. tutarlar eklenmeli, olası kur değişimi ve fiyat artışı öngörüsü yapılarak bütçede pay bırakılarak ilgili tutar yazılmalıdır. Bütçeye yazılan kalem fiyatının açıklaması word dosyasına yazılarak tek tek yazılarak BAPSİS'e ek dosya olarak eklenmelidir.
Soru: Proforma fatura alırken nelere dikkat etmeliyim?
Cevap: Piyasada istenilen teknik özelliklere sahip ürün için ilgili firmalardan teklif istenmelidir. Üniversitemiz Donatım Müdürlüğünden de konuyla ilgili destek alabilirsiniz. Proforma faturaya malzeme/mal/hizmete dair kdv vb. tüm masrafların dahil edilmesi gereklidir. Proforma faturaya dahil edilmeyen masraflar ve olası bütçedeki artış dikkate alınmalı, proforma faturadaki değer üzerine eklenerek proje bütçesine yazılmalıdır. Bütçeye yazılan kalem fiyatının açıklaması word dosyasına yazılarak tek tek yazılarak BAPSİS'e ek dosya olarak eklenmelidir.
Soru: Talep ettiğim mal/hizmet döviz cinsinden olduğunda nasıl bir yol izlemeliyim?
Cevap: Alacağınız mal/hizmet için firmalar ile iletişime geçerek KDV dahil proforma fatura alınmalıdır. Proforma fatura alınan gün için döviz alış kuru dikkate alınarak TL değeri belirlenmelidir. Kur değeri proforma fatura üzerinde belirtilmelidir. İlgili kaleme dair tutar bütçeye yazılırken vergi vb. masraflar, olası fiyat artışı dikkate alınmalı, proforma faturadaki değer üzerine eklenerek proje bütçesine yazılmalıdır. Bütçeye yazılan kalem fiyatının açıklaması word dosyasına yazılarak tek tek yazılarak BAPSİS'e ek dosya olarak eklenmelidir.
Soru: Alacağım mal/hizmet döviz cinsindendir. Proforma fatura alındığı tarihteki kur değerini kullanarak TL değerini belirlediğimde, ileride kur artışı olduğunda ürünü alamama durumum oluşabilir. Bu konuda ne yapmalıyım?
Cevap: Proforma fatura; alacağınız mal ve hizmetin yaklaşık değerini belirleyen bir belgedir. Proforma faturanın alındığı günkü kur değerine göre TL değeri hesaplanmalıdır. İlgili kaleme dair tutar bütçeye yazılırken vergi vb. masraflar, olası fiyat artışı dikkate alınmalı, proforma faturadaki değer üzerine eklenerek proje bütçesine yazılmalıdır. Bütçeye yazılan kalem fiyatının açıklaması word dosyasına yazılarak tek tek yazılarak BAPSİS'e ek dosya olarak eklenmelidir.
Soru: Döviz cinsinden aldığım proforma faturaya gümrük vergisi vb. masrafları dahil edemiyorum. Proforma faturadaki değerleri bütçeye nasıl aktarmalıyım?
Cevap: Proforma faturaya ürünü teslim almak için oluşacak tüm masraflar dahil edilmelidir. Eğer masraflar proforma fatura içerisinde gösterilemiyorsa; proforma faturadaki değere gümrük masrafları, kdv vb. tüm masraflar eklenerek bütçeye yazılmalıdır. Olası fiyat artışı ve kur değişimi dikkate alınmalı ve bütçede pay bırakılarak tutar yazılmalıdır. Eklenen masraflar word dosyasına yazılarak tek tek açıklanmalı ve BAPSİS'e ek dosya olarak yüklenmelidir.
Örneğin;
X Cihazı Fiyatı= 700 dolar/euro/....
... tarihli Merkez Bankası dolar/euro/... efektif satış kuru: 5 TL
X Cihazı Fiyatı (TL) = 700x5=3500 TL
Gümrük Bedeli: 100 TL
Kur veya Fiyat Artışı Sebebiyle Dikkate Alınan Pay Tutarı= 1000 TL
X Cihazı Toplam Bedeli= 3.500+100+1000= 4600 TL.
Soru: Kabul olan BAP projemde çalışan bursiyerimin ödeme alabilmesi için "Bursiyer Ödeme Talep Formu"nu ne zaman iletmeliyim?
Cevap: Bursiyerin çalıştırıldığı ayı izleyen ayın ilk haftasında "Bursiyer Ödeme Talep Formu" proje yürütücüsü tarafından BAPSİS üzerinden sisteme girildikten sonra BAP Koordinasyon birimine teslim edilmelidir.